Festas, solenidades, congressos, e outros eventos corporativos exigem muita atenção na preparação. Precisa pensar em todos os detalhes, desde fornecedores, mestre de cerimônia, horários, decoração, comida, quem convidar, etc. Para facilitar, separamos algumas dicas de como organizar um evento corporativo.
Como organizar um evento corporativo:
Orçamento
Antes de pensar em contratar qualquer serviço, defina qual o valor que poderá gastar para realizar o evento, se baseando no número de convidados. Se possível, busque patrocínios para conseguir uma verba a mais.
Data e Local
Com o orçamento fechado, defina uma data possível e busque o local. Muitas vezes o lugar que você deseja não estará disponível na data, e você terá duas alternativas: adiar o evento ou buscar um outro lugar.
Por isso, nunca envie convites ou divulgue a data, antes de fechar o local.
Fornecedores
É bem comum o local reservado oferecer opções de buffet e decoração, apesar disso pode ser mais caro do que contratar por fora.
Na questão da comida, veja o que realmente vai precisar. Será um coffee break ou um jantar? Se for jantar, qual tipo de culinária? Busque opções de fornecedores confiáveis e que não cobrem mais do que o seu orçamento pode arcar.
Além disso, você precisa se preocupar com matérias gráficos (banner, folhetos, convites, etc.). Faça diversas cotações, e foque na data de entrega, principalmente para os convites. Isso deve ser uma das primeiras coisas para se preocupar, para evitar atrasos.
Profissionais qualificados
Os palestrantes do evento podem ser os próprios diretores da empresa, ou alguém que queira falar voluntariamente. Dependendo do tema, você também pode solicitar um especialista.
Hoje é muito comum contratar jornalistas e celebridades como mestre de cerimônia, mas se o orçamento for baixo, o próprio CEO da empresa pode fazer a abertura do evento.
Com certeza, você irá precisar de garçons, ajudantes de palco, dj, recepcionista, e outros profissionais. Algumas empresas oferecem a contratação de um pacote de funcionários para eventos.
Brindes
Eventos corporativos pedem brindes. Fica bem chato o convidado sair sem uma recordação do evento que participou, isso incluindo palestrantes voluntários. Lembre-se de personalizar os brindes com o logo e cores que rementem à sua empresa.
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